Les documents financiers sont un casse-tête inutile. Les factures et les formulaires de commande s’empilent rapidement et, avant même que vous ne le réalisiez, votre équipe et vous êtes inondés de paperasse. Le temps précieux que vous pourriez consacrer à des projets plus globaux est gaspillé à trier, à classer et à analyser. Reprenez le contrôle de votre temps. L’automatisation est la solution que vous recherchez. Voici quelques façons importantes dont la technologie SenSaaS! peut optimiser votre efficacité opérationnelle.
L’automatisation financière diminue de moitié le temps de traitement des factures
Pour bon nombre d’entreprises, le traitement de factures est un mal nécessaire qui exige beaucoup de temps. Auparavant, les employés devaient consacrer des heures à traiter de la paperasse et à consigner des données. Ces données étaient aussi difficiles à accéder, car, quel que soit le niveau d’organisation du système de classement d’une entreprise, les membres de son équipe avaient à fouiller dans un amas de papier avant de trouver ce qu’ils cherchaient. Toutefois, grâce au traitement de documents financiers automatisé, le gaspillage de temps est maintenant chose du passé.
Le logiciel d’automatisation financière mène ces tâches chronovores pour vous, réduisant le temps de traitement de 50%.
Dès que les factures sont reçues, elles peuvent être consignées, triées et payées automatiquement.
L’automatisation vous permet :
- d’extraire des données de factures et de les préremplir dans votre système de comptes fournisseurs
- d’acheminer les factures à la personne appropriée
- de passer en revue et d’approuver (manuellement ou automatiquement)
- de gérer les liens avec les fournisseurs avec un accès unifié aux factures et à l’historique de paiements
L’automatisation financière offre un accès facile aux données nécessaires
L’automatisation place tout ce dont vous avez besoin à un seul endroit facile d’accès. Vous pouvez accéder à tous les faits et chiffres simplement en appuyant sur un bouton, ce qui élimine le besoin de recherche et d’exploration.
Si un client a une question ou, encore pire, soulève une plainte, toutes les données nécessaires pour remédier à la situation sont accessibles d’un seul clic. Vous éliminerez les classeurs coûteux et la nécessité d’espace de rangement hors site. Vous serez aussi protégés si l’impôt frappe à votre porte. Si votre entreprise est vérifiée, vous aurez la tranquillité d’esprit de savoir que votre historique financier est complet, exact et à jour.
L’automatisation financière améliore l’exactitude des données
Alors que les membres de votre équipe sont efficaces, même les personnes les plus perfectionnistes ne sont pas à l’abri des erreurs. L’erreur humaine peut en soi ne pas sembler trop grave, mais il arrive parfois que de simples erreurs aient des répercussions beaucoup plus importantes. Il suffit généralement d’un chiffre mal placé ou d’une décimale oubliée pour propulser les entreprises dans le marasme. Ces petites bévues peuvent engendrer des problèmes qui ont d’importantes implications et qui sont souvent difficiles à cerner. Il se peut que vous réalisiez que quelque chose ne va pas, mais vous aurez probablement de la difficulté à déterminer la source du problème. L’automatisation prévient ces problèmes.
Heureusement pour les chefs de la direction financière et les comptables, les logiciels financiers permettent d’accroître considérablement l’exactitude des données d’une entreprise. La solution SenSaaS! écarte l’erreur humaine en consignant les données rapidement et correctement. Encore mieux, si le logiciel détecte effectivement une erreur dans votre système, votre équipe en sera informée immédiatement.
Des données exactes permettent non seulement d’assurer que vos données financières demeurent organisées, mais aident aussi votre équipe à faire de meilleures prévisions. 69 % des contrôleurs interrogés par IOFM (Institute of Finance & Management) en 2015 ont indiqué que l’amélioration de la visibilité sur le plan de la gestion du flux de trésorerie et de l’encaisse figurait parmi leurs priorités.
Quand elles peuvent s’appuyer sur des données rigoureuses et à jour, les entreprises sont plus en mesure d’analyser leur santé financière et de déterminer les possibilités d’amélioration. Par exemple, les voies qui ne sont plus financièrement viables peuvent être reconnues facilement. Les équipes peuvent alors utiliser ces données pour restructurer leur stratégie d’affaires et concentrer leurs efforts sur les secteurs qui sont véritablement rentables.
L’automatisation libère de la mémoire dans les systèmes
Les fichiers financiers sont souvent lourds et peuvent monopoliser une grande partie de la mémoire des systèmes. Avec le temps, ces fichiers volumineux ralentissent vos systèmes informatiques et deviennent pénibles à gérer. Pire encore, si un système plante, tous les fichiers numériques sont perdus à moins qu’il n’en existe une copie de sauvegarde.
La technologie d’automatisation financière remplace les méthodes d’entreposage désuètes par des dispositifs de sécurité informatique en nuage innovateurs. Au lieu de sauvegarder des données sur un ordinateur de bureau, les programmes tels SenSaaS! sauvegardent tous vos données dans un compte en nuage facile d’accès. Que votre système ralentisse, plante ou soit remplacé, toutes les données importantes en sont retirées et protégées contre une suppression accidentelle.
L’automatisation financière assure la conformité
La conformité est une composante de l’efficacité opérationnelle trop souvent négligée. Peu importe la vitesse à laquelle votre équipe travaille ou le volume de travail qu’elle accomplit chaque jour, si vos documents financiers ne sont pas conformes, tout ce travail acharné devient inutile. Les systèmes d’automatisation financière permettent de déterminer aisément les exigences de conformité souvent vagues et complexes en suivant automatiquement le protocole en vigueur. Vous vous éviterez ainsi la tâche fastidieuse de constamment vérifier votre processus.
L’automatisation financière permet à l’entreprise d’optimiser son temps
Le temps est notre ressource la plus précieuse. Pourquoi le sacrifier pour les documents financiers? Plusieurs entreprises, particulièrement lorsque les trimestres financiers touchent à leur fin, gaspillent d’innombrables heures à saisir des données. Tant que la paperasse n’est pas terminée, tout est relégué au deuxième plan.
Toutefois, quand le processus financier est automatisé, les employés sont libres de se concentrer sur les tâches importantes. Ils peuvent consacrer moins de temps aux détails et accorder davantage d’attention aux projets plus globaux. Plutôt que de saisir des factures, ils peuvent poursuivre de nouvelles occasions d’affaires. Plutôt que de passer en revue des états des flux de trésorerie, ils peuvent exécuter des commandes. Plutôt que de suivre les frais, ils peuvent communiquer avec les clients et établir des liens d’affaires durables avec eux. Peu importe comment votre équipe consacre ce temps supplémentaire à leur disposition puisque d’innombrables tâches ont une plus grande valeur que la saisie de données.
L’automatisation est conviviale
Vous hésitez à adopter un logiciel d’automatisation financière? Vous craignez qu’il ralentisse vos opérations? Nul besoin de vous en faire. Des systèmes tels SenSaaS! sont très simples à installer. SenSaaS! s’intègre dans vos données de façon transparente et vous permet de simplifier votre processus financier de fond en comble. Ses contrôles intuitifs assurent une exécution sans heurts alors que le tri intelligent garantit que vos données sont faciles à trouver.
Le résultat :
Bien que nécessaire, le traitement des documents financiers est une activité qui comporte peu de valeur et qui exige plus de temps qu’elle en vaut. Toutefois, grâce au logiciel d’automatisation, les entreprises sont en mesure de récupérer le temps perdu et d’attribuer plus efficacement des ressources humaines. SenSaaS! simplifie chaque aspect du processus financier, des comptes fournisseurs aux comptes clients, en passant par le contrôle des paiements et la gestion des frais de déplacement et de divertissement.
Vous êtes prêts à simplifier vos processus financiers? Communiquez avec nous pour savoir comment SenSaaS! peut vous aider.
