Si vous avez investi dans le déploiement d’un ERP comme Oracle EBS au sein de votre entreprise, c’est que vous êtes déjà convaincu qu’il existe des outils qui vous aideront à augmenter votre efficacité opérationnelle. Vous avez donc commencé un processus pour optimiser et documenter tous les secteurs de votre entreprise ainsi que pour vous aider à avoir une vision d’ensemble et prendre des décisions éclairées.
Les ERP ont été conçus pour cela, mais saviez-vous qu’il est possible d’ajouter des fonctionnalités à votre ERP qui permettront d’aller plus loin en automatisant certaines tâches comme la gestion des comptes payables à l’intérieur de votre système? Dans cet article, nous allons vous expliquer les avantages que vous pourrez tirer de ces fonctionnalités et l’incidence qu’aura Oracle EBS sur le fonctionnement de vos équipes au quotidien.
Comment intégrer l’automatisation des comptes payables avec Oracle EBS?
Votre ERP occasionne du traitement manuel
L’implantation d’un ERP vous permet de structurer vos opérations et d’organiser vos processus. De la chaîne d’approvisionnement aux ressources humaines, en passant par la comptabilité, tout est documenté dans votre ERP, vous offrant ainsi une meilleure vision et un meilleur contrôle des opérations. Cependant, une des limites de l’ERP est qu’il ne permet pas d’automatiser des fonctions de saisie et de partage de l’information, occasionnant un traitement manuel des données. Afin de pallier cette limite et offrir aux décisionnaires une vision claire et fiable des flux de trésorerie, INTEGRIM et Insum ont créé un pont entre Oracle EBS et le service de transformation numérique SenSaaS!.
Par exemple pour les comptes payables, vos équipes de CAP doivent numériser, télécharger ou détacher des courriels les factures et saisir manuellement les renseignements qui figures sur ces dernières (le code fournisseur, la date, le associé, les montants, les taxes et autres charges additionnelles) dans Oracle EBS. Il est possible que cela génère des erreurs de saisie, car ce sont des tâches qui demandent beaucoup de temps et de concentration aux employés qui en sont responsables, sans apporter une grande valeur ajoutée.
En intégrant une solution permettant d’automatiser les fonctions liées aux comptes fournisseurs directement à Oracle EBS, ces tâches peuvent-être aisément automatisées grâce à la reconnaissance optique des caractères (ROC). Toutes les factures reçues par courriel, par courrier et par numérisation passent au module de ROC et les informations sont automatiquement liées aux bons champs d’une transaction de votre ERP. Cela élimine au passage les erreurs de saisie.
L’intervention humaine se résume à la vérification et à la validation des informations, ainsi qu’à l’approbation des factures. Ensuite, le paiement se fait au moyen de votre module de paiement dans l’ERP.
Vous l’aurez compris, automatiser les comptes payables au sein de votre ERP comporte des avantages majeurs pour votre entreprise. Nous allons en aborder l’efficacité opérationnelle et le caractère concurrentiel a compétitivité dans cet article.
Intégrer l’automatisation des comptes payables avec Oracle EBS pour améliorer votre efficacité opérationnelle
Réduire les coûts liés au traitement des factures
Nous l’avons vu, un ERP classique comme Oracle EBS nécessite généralement un traitement manuel des factures. L’un des avantages les plus évidents de l’automatisation des comptes fournisseurs dans votre ERP est la suppression du traitement manuel afin de pouvoir traiter les factures plus rapidement.
Il s’agit d’une occasion de réaliser des gains de productivité importants : On observe qu’en moyenne, les équipes de comptes payables qui ont automatisé ce processus gagnent jusqu’à 86 % de productivité par ETP. Ce gain est rendu possible notamment grâce à l’automatisation de la réception des factures traitées par la reconnaissance de caractères, la réduction du temps de saisie manuelle, la réduction des erreurs, une plus grande efficacité du processus de validation et une gestion complète du processus d’approbation. Une fois les niveaux d’approbation définis, la facture comportant les bonnes informations est acheminée à la bonne personne qui, en un clic, peut déclencher le transfert pour paiement dans l’ERP.
Une incidence positive sur votre chaîne d’approvisionnement
Un avantage majeur de l’ERP est qu’il permet d’optimiser et de rationaliser votre chaîne d’approvisionnement aux fins de suivi des stocks et des matières premières nécessaires à la production, permettant ainsi à vos équipes d’avoir des indicateurs qui leur permettent de travailler efficacement.
Grâce à l’automatisation des comptes payables avec Oracle EBS, vous pouvez réduire de 73 % le temps de traitement des factures, ce qui améliore la relation avec vos fournisseurs et peut réduire jusqu’à 70 % le temps d’approbation[1].
Par exemple, si un fournisseur vous demande un acompte avant la livraison, un délai de paiement de la facture peut occasionner des retards de livraison. Et ceci peut créer une interruption de production ou une rupture de stocks, ce qui peut entraîner un retard dans la livraison des commandes de vos clients. Il est possible d’éviter tous ces désagréments grâce à un système de comptes fournisseurs automatisé, car le temps de traitement rapide de la facture n’a pas eu d’incidence négative sur le délai de livraison.
Éliminer les erreurs liées aux doublons de factures et de paiements
Lorsque vos fournisseurs n’ont pas de visibilité sur votre processus de paiement, il se peut qu’ils envoient plusieurs fois la même facture dans un laps de temps réduit dans le but de se faire payer plus rapidement. Dans le cas du traitement manuel, il se peut qu’on traite ces factures comme des factures différentes, ce qui occasionne des efforts et des mesures de contrôle supplémentaires de la part de vos équipes.
Lorsque vous automatisez le processus dans votre ERP, chaque facture est reliée automatiquement à son bon de commande et les doublons sont repérés aussitôt la facture arrivée dans le système.
Une meilleure gestion de vos risques
Sécurisez vos données et contrôlez les accès
Un ERP centralise déjà une partie des informations de votre entreprise et vous pouvez définir des niveaux d’accès pour vous assurer d’attribuer à chaque utilisateur l’accès nécessaire à ses fonctions.
Toutefois, lorsqu’une partie du traitement des comptes payables est effectuée manuellement, vous perdez du contrôle sur l’accès à vos informations : Elles sont enregistrées dans des dossiers partagés, transitent par courriel ou sont classées dans des dossiers physiques, ce qui peut être à la source de bris de confidentialité. La gestion des suivis et des relances est aussi fastidieuse.
Lorsque vous intégrez une solution automatisée à votre ERP, les factures entrantes, quelle que soit leur source, le cheminement vers les bons intervenants, ainsi que les contrôles et validations sont gérés par la solution avant de déverser les données directement intégrées dans l’ERP. Seules les personnes ayant les autorisations nécessaires, définies selon vos règles d’affaires, auront accès à l’information.
Une meilleure traçabilité de vos transactions
Un autre avantage de l’intégration de l’automatisation des comptes payables avec Oracle EBS, est la traçabilité de vos transactions. En effet, grâce au système mis en place, le bon de commande et la facture sont instantanément associés. Vos équipes n’ont plus besoin de faire cette conciliation, il suffit simplement d’une vérification. Ainsi, vous vous assurez en quelques secondes que tous vos paiements correspondent bien à une commande passée, ce qui élimine les risques de fraude, de paiements incomplets, ou de trop-perçus, pour une gestion saine de vos finances et de vos liquidités.
Cela permet aussi de vous assurer qu’à la fin de l’exercice comptable, toutes les transactions sont associées à la bonne rubrique du grand livre : Votre équipe n’aura plus à perdre de temps pour retracer des transactions, ni à rechercher dans quelle rubrique elles doivent apparaître.
Tout cela améliore la transparence de votre système comptable, car vous avez une visibilité sur la totalité de vos comptes fournisseurs et vous vous assurez d’être en conformité avec la réglementation en tout temps.
Vous gagnerez un temps précieux en cas d’audit financier ou de contrôle réglementaire.
Favoriser le travail à distance en toute sécurité
À la suite de plusieurs mois de travail à distance imposés par la situation sanitaire, beaucoup d’employés et de dirigeants souhaitent mettre en place une politique de télétravail.
C’est problématique lorsque le service de CAP n’est pas automatisé, car la gestion des documents papier et l’accès aux dossiers partagés depuis la maison représentent un risque de sécurité de l’information. Une présence au bureau reste nécessaire pour numériser des documents afin de les intégrer dans votre ERP.
Grâce au processus 100 % automatisé intégré à votre ERP, l’équipe qui gère les comptes fournisseurs pourra, elle aussi, bénéficier du travail à distance sans que vous ayez à vous soucier de la sécurité de l’information ou de la gestion des documents.
Cela vous permet d’avoir une meilleure rétention de vos employés en leur proposant les conditions de travail qu’ils souhaitent. Leur présence au bureau pour l’exécution des tâches répétitives et sans valeur ajoutée n’est plus requise, ce qui influence leur motivation.
Nous l’avons vu, l’intégration d’une solution de CAP automatisée à votre ERP comporte des avantages financiers et opérationnels.
Afin que vous puissiez bénéficier de tous ces avantages, INTEGRIM et Insum ont créé une solution intégrant SenSaaS! et Oracle EBS. L’objectif est d’ajouter un service de transformation numérique qui se déploie et s’intègre facilement à votre ERP, avec des possibilités de personnalisation s’adaptant à votre réalité, le tout dans une interface intuitive qui facilite la formation et l’adoption du système par vos équipes. Nos collaborateurs vous accompagnent à toutes les étapes pour intégrer la solution d’automatisation de comptes fournisseurs à votre environnement Oracle EBS. Communiquez avec un expert INTEGRIM dès maintenant.
À propos d’Insum
Insum est un cabinet de consultation et de développement d’applications sur mesure qui se spécialise en produits Oracle. Insum conçoit et met en œuvre des solutions d’entreprise pour des sociétés publiques et privées, y compris des entreprises Fortune 500, et mène des activités dans un vaste éventail de secteurs, dont les finances, l’enseignement et la formation, les voyages et le gouvernement. Insum est un chef de file reconnu en développement Oracle APEX et en intégration Oracle Cloud.
L’entreprise a été fondée en 2002 dans le seul but d’aider les organisations à tirer le maximum d’Oracle pour stimuler la productivité, étendre leurs capacités et renforcer leur habileté à mettre en œuvre de nouvelles initiatives.
[1] Source : https://www.bluecreeksoftware.com/blog
