En tant que gestionnaire en finance, l’optimisation des processus est certainement au cœur de vos priorités. Dans cette optique, vous vous intéressez à l’automatisation comptes payables et recevables mais comment vendre ce projet à l’interne?
Comment palier aux réticences de certains et s’assurer que tout le monde adhère au projet? Nous vous avons préparé quelques pistes et arguments afin de vous aider à vendre votre projet d’automatisation des comptes fournisseurs à l’interne.
Identifiez les parties prenantes
Votre projet d’automatisation des comptes fournisseurs touche les acteurs/intervenants stratégiques et les sphères financières de plusieurs secteurs de votre entreprise.
Pour susciter l’adhésion de chaque partie prenante, il est important de bien leur communiquer les avantages qui les touchent, pour leur permettre de comprendre et dépasser leurs hésitations.
Nous vous avons préparé quelques messages clés pour chacune d’entre elles.
Vendre l’automatisation des comptes payables à la haute direction
Votre défi est de convaincre votre comité de direction que votre projet doit être priorisé et qu’il est nécessaire d’optimiser un service qui est déjà « fonctionnel ».
Présentez votre processus actuel et montrer ses failles
Il est fort probable que peu de vos collègues se rendent compte de la complexité du processus de paiement des factures.
Avec votre équipe, notez toutes les informations relatives au traitement d’une facture, de la réception de celle-ci à son règlement. Tenez compte des éléments suivants : le temps de traitement, le nombre d’heures qu’un gestionnaire de facturation passe sur chaque facture, les problèmes associés à ce traitement (impression, recherche du document, implémentation dans le système de facturation actuel, erreurs de manipulation, etc.).
Vous pourrez ensuite expliquer à votre comité combien d’étapes sont nécessaires, combien de temps cela prend et quelles sont les erreurs possibles (la fréquence et les conséquences).
Certains prendront déjà conscience de l’opportunité d’optimisation que permet l’automatisation des comptes fournisseurs.
L’automatisation des comptes fournisseurs est un projet rentable
Il est important de le démontrer au comité car grâce à la mise en place de ce projet, l’entreprise va réaliser des économies conséquentes et un retour sur investissement (RSI) notable.
Nous vous conseillons de préparer un rapport de rentabilité:
Une fois que vous avez les données brutes de la première étape, calculez les coûts afférents à tous les processus. Vous pouvez faire un tableau récapitulatif des enjeux principaux et des conséquences pour le service financier et même pour l’entreprise dans son ensemble. Mettez l’accent sur les chiffres clés : par exemple, on sait qu’aujourd’hui un transfert électronique de fonds est 10 fois moins coûteux que l’envoi d’un chèque et qu’en moyenne, l’automatisation des comptes fournisseurs permet 67% moins de retard au niveau des paiements.
Une analyse coûts-avantages vous permettra d’étoffer votre argumentaire en soulignant les économies réalisées par l’entreprise après l’automatisation des comptes payables. Ces économies incluent : des épargnes au niveau du traitement des informations, des réductions de pénalités liées aux erreurs ou aux délais de paiement, des escomptes potentiels obtenus, etc.
Le but est de proposer un plan prévisionnel présentant les coûts afférents à l’automatisation des comptes fournisseurs et de comparer les retours sur investissements à court et à long terme. INTÉGRIM peut vous accompagner dans cette analyse préliminaire – communiquez avec nos experts pour en savoir plus.
Un outil de gestion des liquidités
Un des avantages qui saura certainement convaincre la haute direction est que l’automatisation des comptes fournisseurs lui permettra d’avoir une représentation claire de la situation de l’entreprise et de ses liquidités. En un instant, vous pouvez voir les montants dûs, les échéances de paiement, etc. Cela devient un outil stratégique pour la prise de décision et pour une bonne gestion des liquidités.
Une fois que la haute direction est convaincue, il faut néanmoins convaincre vos équipes et toutes les personnes qui vont être touchées au quotidien par l’automatisation des comptes fournisseurs.
Le service des comptes payables
Que ce soit le gestionnaire du service ou les personnes responsables du traitement, le projet d’automatisation des comptes fournisseurs va faire évoluer leurs tâches et vous ferez certes face à une certaine réticence au changement.
Automatiser des tâches pour obtenir une plus grande valeur ajoutée
L’élimination de certaines tâches manuelles va faire gagner beaucoup de temps à vos équipes. Prenez le temps de vous asseoir avec les personnes responsables du processus pour leur expliquer que la suppression de tâches répétitives ne signifie pas la suppression de leur poste. Au contraire, elles vont améliorer leurs compétences pour accomplir des tâches à plus grande valeur ajoutée, comme l’analyse, la vérification et la gestion de la fraude. Leur expertise sera sollicitée pour des tâches stratégiques : elles vont obtenir une plus grande reconnaissance interne, leur rôle sera plus valorisé. Pour le gestionnaire, c’est un excellent moyen de retenir les talents et d’accroître l’attractivité de l’entreprise.
Supprimer certains irritants
La gestion des erreurs, des retards, des appels de suivi de fournisseurs mécontents sont autant d’irritants que l’automatisation des comptes payables va permettre de supprimer. Dans le quotidien de vos équipes, cela signifie moins de stress, de tâches désagréables à gérer, de recherches dans les dossiers papier. Ces tâches stressantes vont être éliminées au profit de tâches stratégiques comme la négociation des prix avec les fournisseurs ou une meilleure étude des prévisions de trésorerie pour un meilleur fonds de roulement.
Et l’accompagnement technologique?
Cet argument peut autant provenir de la direction que de vos équipes, ou de votre responsable TI. Comment allons-nous mettre en oeuvre une nouvelle technologie? Avons-nous les moyens et les compétences pour l’application et l’utilisation de nouveaux outils? C’est une inquiétude justifiée, car le succès de ce projet réside dans sa mise en œuvre et la bonne utilisation au quotidien de votre système d’automatisation des comptes payables.
Un partenaire expert de l’automatisation vous accompagne
C’est là que le choix d’un partenaire de confiance est essentiel, car c’est lui qui va vous accompagner dans l’application en mettant à votre disposition son savoir-faire technologique et financier, tout en étant à l’écoute de vos besoins.
Une implantation simple et rapide
Sur le marché, INTEGRIM est la seule entreprise à vous proposer l’implantation d’une solution standard d’automatisation des comptes payables complète et efficace dans un court lapse de temps.
Bien sûr, nous nous adaptons à la structure des entreprises et nous adaptons ce temps d’implantation en fonction de vos besoins spécifiques. La mise en oeuvre de notre solution est rapide et nous offrons à nos clients des services de conseil pour valider la pertinence des projets d’automatisation et des avantages s’y rattachant.
INTEGRIM s’interroge d’abord à comprendre vos besoins et votre réalité d’affaires, pour ensuite vous proposer la solution qui vous correspond selon vos contraintes, votre structure et vos activités.
Nous identifions les optimisations et chiffrons les avantages opérationnels et financiers et vous les remettons dans un rapport. Ce rapport est autant un outil d’aide à la décision que notre guide de travail une fois le projet approuvé.
Nos experts prennent en charge la configuration des règles d’affaires et des interfaces avec votre système financier. De plus, nous formons les usagers et fournissons toute la documentation pour que votre système d’automatisation des comptes fournisseurs soit à l’abri du vieillissement.
Une solution efficace, fiable et rapide
Avec la solution ROC, soit la reconnaissance optique de caractères, vous pouvez extraire des informations de transactions avec une précision parfaite, que ce soit pour la gestion de vos comptes fournisseurs, de vos bons de commande ou de vos notes de frais. Notre offre est la seule sur le marché à intégrer autant de composantes et de types de documents. Nous avons l’offre la plus complète du marché grâce à nos nombreux champs d’expertise.
La flexibilité des systèmes
L’un des avantages de faire affaire avec INTEGRIM, c’est que nous sommes les seuls sur le marché à proposer une solution d’automatisation de bout en bout. Notre plateforme intégrale peut être mise en œuvre dans toutes les chaînes de processus financiers afin de faciliter l’amélioration en continue et de favoriser la croissance.
Le contrôle de paiements, les comptes recevables, le traitement des commandes, les ressources humaines et les comptes de dépenses, sont autant de modules qui pourront s’ajouter à solution d’automatisation de vos finances.
Communiquez avec nous pour votre projet d’automatisation des comptes fournisseurs et clients à l’interne. Nous vous aiderons à mettre en place une solution taillée à votre mesure.
