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» L’automatisation d’Oracle GESTION DES COMPTES CLIENTS pour une efficacité optimale
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Because, permet d’approcher des entreprises multiples et agit ainsi comme un service partagé d’importation des factures dans un module de comptes clients GESTION DES COMPTES CLIENTS. Cet outil aide
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Alors que la crise sanitaire dure depuis plus d’un an, certains de ses effets à long terme sur l’économie restent incertains. Ce dont nous sommes sûrs c’est que les entreprises doivent faire preuve de rigueur financière pour espérer passer au travers de la tempête. La gestion des liquidités est au cœur de la stratégie des entreprises et la gestion des comptes clients est essentielle. Comme durant toute période incertaine, c’est le moment de s’ajuster et de se renforcer afin d’en sortir plus fort : la gestion de vos comptes recevables ne fait pas exception.
C’est plus que jamais le moment de mettre en oeuvre de bonnes pratiques qui perdureront et assureront le succès de votre entreprise à long terme.
Comment la Covid-19 a-t-elle redéfini les règles concernant les processus des comptes recevables
Les habitudes d’achat ont été modifiées
Nous avons vu les habitudes d’achat des particuliers et des professionnels changer : l’entreprise Vividata a mené une enquête qui affirme que 73% des Canadiens ont magasiné en ligne au cours du mois de janvier.
Ce chiffre est important, car il a une incidence sur la gestion de la vente de produits et services, la logistique, les stocks, l’envoi de colis, la facturation et les paiements. Certaines entreprises voient leurs coûts de logistique et de chaîne d’approvisionnement augmenter et leur rentabilité baisser; cela impacte leurs liquidités et leur capacité de paiement. Votre entreprise se trouve peut-être dans cette situation et la gestion de vos comptes clients devient primordiale. Il devient alors essentiel d’évaluer à l’interne quels sont ces coûts supplémentaires et leur impact sur votre capacité de paiement. Si vous n’êtes pas dans cette situation, vos clients le sont peut-être et vous devez en être conscient, car cela peut affecter leur capacité à payer dans les délais.
Les modèles de prise en charge des comptes clients doivent être plus efficaces que jamais
Lorsque l’économie va bien et que les liquidités ne sont pas un problème, on a tendance à faire preuve de plus de souplesse quant aux comptes recevables : on offre des délais de paiement plus grands, sans que cela affecte la trésorerie.
Cependant, en temps de crise, l’état des comptes de vos clients et de vos fournisseurs peuvent être remis en question : leur santé financière a peut-être été ébranlée soudainement. Cette incertitude est source de fragilité, car si un ou plusieurs clients sont incapables de payer les montants dus, cela peut mettre en péril la santé financière de votre entreprise et vous mettre, à votre tour, en défaut de paiement.
Dans certains pays, les gouvernements ont offert des facilités de paiement et de l’aide aux entreprises pour éviter un effondrement de l’économie lié à un effet domino des défauts de paiement.
Ces solutions sont essentiellement conçues pour aider les entreprises à court et à moyen terme. Toutefois, elles peuvent avoir un effet négatif quand le moment sera venu de rembourser les prêts et que l’aide prendra fin. Les gestionnaires d’entreprise doivent trouver des méthodes qui auront un effet positif à long terme.
Veiller à ses finances au-delà de la Covid-19
Les entreprises qui ont surveillé de très près leur trésorerie ont réussi, en moyenne, à naviguer la crise mieux que les entreprises qui ont fait preuve de moins de rigueur financière.
Ce fut l’occasion pour certaines de revoir leurs processus et de mettre en œuvre de bonnes pratiques financières peut-être jugées moins nécessaires quand tout va bien.
Nous l’avons vu dans un article précédent : la gestion des comptes payables est un élément clé de la gestion de la trésorerie et la numérisation des comptes payables permet de soutenir la continuité des activités dans un contexte de travail à distance. (lien vers article)
Il est aussi essentiel de se pencher sur vos comptes clients : quelles rentrées d’argent attendez-vous ? Quels sont les délais de paiement et de collection et comment réglez-vous les déductions et les litiges liés à la facturation ?
Les problèmes récurrents liés à la gestion des comptes recevables
Le traitement manuel des comptes clients
La facturation, les paiements, les retards, les erreurs de saisie… Est-ce des préoccupations quotidiennes pour vos équipes comptables?
Jusqu’à la crise, la gestion de ce volet pouvait être faite sans être optimale. Aujourd’hui, cette gestion devient centrale.
Si vous n’avez pas encore opté pour l’automatisation de vos comptes recevables, vous traitez vos talons de chèques manuellement : l’impression, l’entrée de données, l’analyse des déductions, l’approbation et l’encaissement. Ces façons de faire consomment beaucoup de temps et génèrent plus de possibilités d’erreurs due à la saisie et la validation des déductions ligne par ligne.. Tout cela influence négativement le délai de paiement de vos clients.
L’automatisation des comptes recevables est une solution qui permet d’avoir plus de contrôle sur la gestion de vos comptes clients, une bonne pratique qui vous aidera à améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise au-delà de la crise que nous vivons.
Les retards de paiement : un problème mal pris en charge
« Une bonne relation client, c’est un client satisfait et qui est fidèle », vous dira votre directeur commercial. Nous avons tendance à laisser passer des situations comme les retards de paiement et à ne pas mettre de pression sur nos clients, dans le but d’avoir une bonne relation avec notre clientèle.
Ces retards impliquent beaucoup de temps pour les équipes qui les gèrent, car il faut envoyer des relances, vérifier que le paiement est complet, récupérer le chèque, le déposer…
En temps de crise, cela ajoute aussi de la pression sur les équipes responsables des comptes clients : les nombreux appels et courriels de relance à des clients parfois en situation délicate ne sont pas agréables à gérer et jouent sur le moral de vos employés.
Automatiser une partie de ces relances est aussi un moyen de soulager vos équipes de tâches qui peuvent être pesantes.
Cela leur permettra également de se concentrer sur des tâches plus valorisantes comme l’analyse des comptes recevables.
Les bonnes pratiques pour optimiser votre processus de gestion des comptes recevables
Faites un audit de vos comptes clients
Analysez l’ancienneté de vos comptes recevables et leur nombre par clients. Vous pourrez ainsi dégager les habitudes de paiement de vos clients : quels sont les schémas récurrents? Les stratégies adoptées? Toutes ces informations vous aideront à bâtir votre plan de trésorerie et de gestion des liquidités.
Voici quelques indicateurs que vous voulez surveiller régulièrement :
- Le temps de paiement
- Le temps de collection
- Le temps de roulement de votre inventaire
- Les montants dus
- La concentration par client
Il est difficile d’obtenir ces informations rapidement lorsqu’une grande partie du traitement des comptes recevables est manuelle. En automatisant ce dernier, vous pouvez facilement avoir un tableau de bord qui vous permettra ensuite d’élaborer des stratégies pour améliorer ces indicateurs au maximum.
Qualité des données clients et de facturation
« Le client n’a pas payé le bon montant », « Le client vient d’appeler, le montant sur sa facture est erroné, il faut la refaire», « La facture n’a pas été acheminée à la nouvelle adresse du client. »
Combien de fois dans l’année vos équipes de comptes recevables gèrent-elles ce genre de problème ?
Il est important de faire très attention à la qualité des informations qui sont dans votre base de données ou dans votre logiciel de facturation. Pour vous assurer de la fiabilité de vos informations, vous pouvez intégrer votre logiciel de facturation à une plateforme d’automatisation de comptes clients.
Vous pouvez dédier une ressource à la vérification périodique des informations saisies dans votre système afin de supprimer les délais de paiement évitables en envoyant la bonne information au bon endroit du premier coup. C’est une optimisation facile à faire et qui augmentera grandement l’efficacité de votre processus de comptes recevables. Cette tâche peut être prise en charge par une solution d’automatisation des comptes recevables qui, grâce à l’intelligence artificielle et à l’apprentissage machine, vous permettra d’avoir des informations exactes en tout temps.
Vous pouvez aussi augmenter la fréquence à laquelle vous envoyez vos factures : si vous envoyez vos factures à la fin de chaque mois, vous pourriez revoir ce processus pour envoyer des factures chaque semaine, afin de vous assurer des rentrées d’argent plus constantes. Dans ce cas, un système d’automatisation de vos comptes clients pourrait être intéressant afin de vous faciliter le suivi des paiements et réduire le temps que vos équipes passent à effectuer la facturation.
Récompensez les bons payeurs
Lorsque l’on reçoit une facture payable à 30 jours, on a tendance à penser que l’on est en retard au 31e jour… et de fait, les relances de votre équipe de comptes recevables se font après les 30 jours.
Notez qu’il est plus facile de récompenser les bons payeurs que de courir après et pénaliser les mauvais payeurs.
Une pratique courante est d’offrir un escompte de 2% aux clients qui paient en 10 jours ou moins. Cet avantage est en même temps apprécié par vos clients les plus sérieux dans la gestion de leurs paiements et peut faire une différence : s’ils doivent faire le choix de retarder le paiement d’un ou de plusieurs fournisseurs, l’escompte peut vous classer parmi ceux qui seront payés à temps.
En automatisant vos comptes recevables, il est facile de mettre en place ce genre de politique de paiement sans ajouter de travail à vos équipes. Cela vous permettra aussi de récompenser ceux qui acceptent de vous payer par virement automatique ou débit automatique sur leur carte de crédit.
Vous l’aurez compris, gérer vos comptes recevables de manière rigoureuse et étroite vous permettra d’éviter des problèmes de liquidités. C’est le moment idéal pour mettre en œuvre de bonnes stratégies et pratiques qui amélioreront la santé financière de votre entreprise à long terme.
Si vous voulez une stratégie adaptée à vos besoins en matière de comptes recevables, vous pouvez communiquer avec un de nos experts qui non seulement vous aidera à repérer les problèmes, mais aussi collaborera avec vos équipes pour implanter un processus optimisé qui vous aidera à atteindre vos objectifs.
