Bien que l’archivage papier soit une méthode de gestion documentaire largement répandue dans de nombreuses entreprises, elle n’est malheureusement pas sans faille. L’archivage papier nécessite une manutention précise et peut indéniablement alourdir la charge de travail des employés. La gestion manuelle des documents papier exige beaucoup de temps et peut, malgré tout, occasionner des erreurs. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation documentaire. L’archivage numérique et l’automatisation des processus d’affaires permettent de mieux contrôler la gestion des documents. Voici quelques-uns des multiples avantages de la gestion électronique pour les entreprises.
Dématérialisation documentaire : des économies appréciables
Une gestion documentaire adaptée aux besoins des entreprises d’aujourd’hui
La gestion documentaire dématérialisée facilite, entre autres, les opérations de gestion des comptes fournisseurs. À l’ère où les réclamations se multiplient, les requêtes des clients peuvent surcharger la gestion des opérations. La dématérialisation des factures permet aux employés qui gèrent les comptes fournisseurs d’accéder rapidement aux dossiers spécifiques, ce qui constitue un avantage indéniable.
Les employés perdent également moins de temps lors de la saisie de données. Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC), il est dorénavant possible de numériser les documents et de les stocker dans la base de données. Ce processus évite des erreurs humaines et augmente l’exactitude des renseignements figurant sur les documents.
Une gestion intelligente des aires de travail
La gestion documentaire informatique permet aux entreprises de transformer leurs espaces physiques de travail. Les entreprises qui passent au numérique peuvent en effet transformer les espaces réservés à l’archivage de documents papier en de nouveaux bureaux ou en de nouvelles salles de repos. L’automatisation et la gestion numérique des documents financiers éliminent la nécessité de consacrer une pièce entière à l’archivage.
Une sécurité accrue
Grâce à l’automatisation des processus financiers, les entreprises bénéficient d’une protection supplémentaire pour leurs documents. En adoptant la gestion documentaire informatique, les documents sont protégés contre le vol, le feu, l’eau, etc. De plus, les systèmes informatiques offrent maintenant une protection accrue tout en permettant d’éviter les pertes de données provoquées par les erreurs humaines ou toute autre catastrophe.
La gestion documentaire informatique augmente la productivité et la conformité
L’archivage numérique représente une excellente solution pour augmenter la productivité d’une entreprise, car il permet aux employés d’avoir accès à des renseignements précis en quelques clics seulement. Cette méthode est beaucoup plus rapide et efficace qu’une recherche dans des documents papier.
Une réduction importante de la consommation de papier
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Un autre avantage important de la gestion documentaire électronique est la réduction de la consommation de papier. En optant pour la dématérialisation des documents, les entreprises réduisent non seulement leurs besoins d’impression, mais aussi les frais considérables associés à l’entretien des appareils d’impression et à l’achat de cartouches d’encre et de papier. La numérisation des documents constitue donc une solution économique et écologique.
Si vous souhaitez obtenir davantage de renseignements à propos de la gestion documentaire numérique, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Un membre expérimenté de notre équipe sera ravi de répondre à toutes vos questions.
