Vos employés sont de plus en plus mobiles? Les comptes de frais se multiplient?
Bien sûr, les dépenses soumises dans les relevés doivent correspondre à des frais engagés dans l’exercice du travail de l’employé. Elles doivent aussi être appuyées par des pièces justificatives.
Malgré tout, l’analyse et l’approbation manuelle des comptes de frais peuvent s’avérer être fastidieuses, longues et imprécises. Combien de fois avez-vous reçu des rapports saisis manuellement qui contenaient des coupons de caisse chiffonnés ou totalement illisibles? À ceci s’ajoutent les risques d’erreurs de calculs, d’application de politiques internes, d’archivage, de visibilité et finalement de risque de fraude.
La visibilité, un enjeu important
Pour l’entreprise ou l’organisation, la notion de visibilité sur les dépenses est sans doute l’un des aspects les plus importants. Cette visibilité des dépenses permet de suivre en temps réel l’évolution des dépenses et du budget qui est alloué à ce poste. C’est là l’une des résultantes directes de l’utilisation d’une solution infonuagique Web et mobile de gestion des rapports de frais des employés.
Accélérer et simplifier la gestion des comptes de dépenses
Chez Integrim, SenSaas intègre ce type de fonctionnalité qui permet aux entreprises, à ses contrôleurs et responsables financiers d’améliorer, d’accélérer et de simplifier sensiblement la gestion des comptes de dépenses. Le même constat s’applique aux frais reliés aux voyages. Notre solution capture les données, les valide, les classe et les archive.
SenSaas répond aussi aux besoins de l’entreprise agile et mobile. Accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 par les employés et leurs gestionnaires depuis n’importe quel type d’appareil, que ce soit un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent.
Cette flexibilité d’accès sécuritaire permet aux employés de créer des images de leurs reçus depuis leur appareil mobile, mais aussi d’intégrer des reçus électroniques provenant par exemple de courriels ou documents PDF à leurs rapports.
Ce type de capture intelligente et automatisée à partir de technologies mobiles est plus efficace et précise pour traiter rapidement et simplement la gestion des dépenses effectués par le personnel. Des données correctement capturées avec des outils de reconnaissance reconnus minimisent le risque d’erreurs et de fraudes. Le délai de validation est moins long et les employés sont souvent payés plus rapidement car l’approbation du processus et des pièces est de beaucoup simplifié.
Suite à la photo du reçu ou de la facture par l’employé, il est possible de configurer l’assignation automatique des comptes ‘Grand livre’ lors de la capture de la dépense autorisée. Ainsi, l’entreprise ou l’organisation peut gérer les différentes catégories de dépenses afin d’assurer un meilleur contrôle administratif. On peut également déterminer électroniquement une catégorisation adéquate de chaque dépense effectuée et des taxes qui s’y rattachent. Les comptes de dépenses et les frais de représentation gérés par une solution automatisée comme SenSaaS assure également la création de rapports de gestion pertinent pour le département des comptes payables.
Au final, les bénéfices de l’automatisation pour l’entreprise sont nombreux
- Il y a un gain de productivité sensible. Pour les contrôleurs et les gestionnaires impliqués, mais aussi pour les employés qui ont à produire des comptes de frais.
- Une visibilité en temps réel des frais de représentation et de voyages. Ce qui permet à l’entreprise d’avoir un meilleur contrôle de ce type de dépenses.
- Zéro papier, la dématérialisation élimine les processus papier manuels traditionnels. Ce qui se traduit par une économie d’espace plancher.
- Application plus rigoureuse des politiques de frais et des processus d’approbation de l’entreprise.
- Paiement plus rapide aux employés produisant des comptes de dépenses.
Une bonne gestion des comptes de dépenses consiste donc à conserver toutes les traces et pièces justificatives des remboursements demandés par les employés. Un logiciel comme SenSaas apporte une forte valeur ajoutée aux entreprises qui nécessitent une grande mobilité et visibilité. Même lorsque les données sont archivées.
Les employés, contrôleurs et responsables financiers en déplacement pourront ainsi se connecter facilement au service depuis un hôtel ou tout endroit offrant un accès à Internet.
La gestion des frais de représentation et de voyage par une technologie novatrice n’est qu’un des aspects de SenSaaS. Notre solution intègre d’autres processus comme les comptes à payer, comptes à recevoir et les bons de commande ainsi que les documents de ressources humaines. Une fois l’implantation terminée, SenSaas vous permettra d’avoir une vue 360 de la réalité de votre entreprise.
