En 2018, la gestion de la salle de courrier des documents entrants représente un enjeu important pour les organisations. Quotidiennement, elles reçoivent un nombre important de factures fournisseurs (automatisation des comptes payables), courrier papier, bons de commande (bons de commande) ou communications provenant de clients et fournisseurs.
La gestion efficace des documents entrants constitue la porte d’entrée à l’automatisation d’un processus critique et essentiel pour tous les autres services offerts par les différents départements.
De plus en plus, la salle de courrier numérique ou dématérialisée devient une exigence afin de simplifier et accélérer le traitement des documents reçus.
Bénéfices clés de la salle de courrier numérique:
- Réduction des coûts de main-d’œuvre
- Augmentation de la productivité
- Réduction de l’espace de la salle de courrier
- Amélioration sensible de la précision des données
- Meilleure visibilité et contrôle des données
- Accélération du processus de réception de validation et de traitement
- Plus grande fluidité des échanges des documents
- Augmentation de la satisfaction des clients
L’automatisation du traitement du courrier entrant; réduction des coûts et des erreurs de distribution
Pour plusieurs organisations, le volume de documents papier ou numérique augmente annuellement. L’automatisation du service de courrier pour l’aspect papier représente ainsi une opportunité d’optimiser les coûts associés à la main d’œuvre, mais aussi à l’espace qu’occupe la salle de courrier. En minimisant le travail manuel d’ouverture d’enveloppes, de tri et de distribution des documents reçus, le nombre de travailleurs nécessaire sera moindre, ce qui permet de réduire les coûts opérationnels.
En plus de maximiser les ressources affectées, les technologies offertes par INTEGRIM telles que des numériseurs Fujitsu, Kodak et OPEX, jumelées à des technologies de classification et d’extraction intelligente des données, aideront votre organisation à réduire significativement le nombre d’erreurs et généreront des économies significatives en matière de coûts de stockage, d’archivage et d’espace occupé par la salle de courrier, tout en accélérant le processus à toutes les étapes.
Salle de courrier : une plus grande précision, visibilité et rapidité de l’information
Au final, vous obtenez un meilleur contrôle et plus grande visibilité et traçabilité de l’information qui passe par la salle de courrier. Comme nous l’évoquions précédemment, un processus automatisé de saisie des données permet de réduire les erreurs et omissions. Ceci permet ultimement à votre organisation de rester le plus conforme possible au processus défini et d’identifier plus rapidement, à partir de la salle de courrier électronique, les documents non conformes.
Dans l’environnement d’affaires actuel où la pression concurrentielle est forte, l’automatisation de la salle de courrier constitue l’un des jalons importants qui permet d’améliorer l’expérience client. La numérisation des communications accélère le flux d’information et de meilleure décision dans l’ensemble de votre organisation.
La clé d’une salle de courrier numérique efficace réside dans la conversion du papier et des données en documents numériques. L’objectif est de simplifier les opérations et de standardiser le traitement des documents reçus qu’ils soient papier ou électroniques afin de les traiter d’une façon uniforme afin d’en faciliter la distribution et accélérer la prise en charge selon chaque type de document concerné
L’automatisation du traitement du courrier de façon centralisée grâce aux nombreuses solutions d’INTEGRIM, vous permet de capturer, d’extraire, d’acheminer et de traiter de manière centralisée l’information contenue sur l’ensemble des documents papier ou électroniques, en fusionnant le processus de gestion du courrier entrant avec les informations des systèmes informatiques en place.
INTEGRIM est une entreprise technologique offrant une plateforme permettant d’automatiser l’ensemble du ‘back office’ d’une organisation.
