La COVID-19 a accéléré un changement qui avait déjà débuté : la transformation des comptes payables. Pour des raisons qui vont au-delà des considérations pratiques ou organisationnelles liées au personnel travaillant à domicile, les décideurs d’aujourd’hui doivent avoir facilement accès à des données de gestion des liquidités très précises s’ils veulent traverser la tempête.
Les comptes payables sont devenus un indicateur clé. Il est difficile de concevoir des scénarios et de créer des modèles lorsque vous ne savez pas précisément ce que vous devez ou quelles sont vos échéances de paiement. De plus, dans des moments comme ceux-ci, les erreurs peuvent avoir un impact important sur la situation financière d’une entreprise.
Il est donc aujourd’hui plus important que jamais pour les entreprises de pouvoir modéliser les données financières (flux monétaire, résultat, bilan, etc.) et d’identifier les leviers susceptibles d’affecter leurs liquidités de façon significative. Ce faisant, elles s’assurent de garder une longueur d’avance et de rester prêtes à développer des scénarios et des stratégies destinées à les maintenir à flot. L’automatisation des comptes payables est un excellent moyen d’obtenir une vue d’ensemble précise des dépenses de l’entreprise et de développer un scénario financier ciblé.
Voici plusieurs éléments à retenir sur la façon dont la transformation des comptes payables peut améliorer votre situation financière et votre prise de décision.
1. Transformation des comptes payables : s’adapter au travail à distance
La numérisation des comptes payables soutient la continuité des activités des comptes payables.
Au cours de la première vague de la pandémie COVID-19, les employés de bureau ont dû travailler à domicile. Comme les équipes ne partageaient plus le même espace, elles ne pouvaient plus travailler avec du papier. En conséquence, les entreprises ont dû adapter leurs processus. Pour celles qui n’avaient pas numérisé les opérations de comptes payables avant le début de la COVID-19, cela représentait un changement massif. Mais il n’y avait pas d’autres options afin de rester efficace. En fin de compte, la numérisation a engendré de nombreux avantages pour un grand nombre d’entreprises.
Transformation des comptes payables : gain de temps et réduction des coûts
Avec un système de comptes payables numérisé, non seulement vous pouvez être certain que toute l’équipe travaille avec les mêmes informations, mais il est également plus facile et plus rapide de localiser les informations requises. Au fur et à mesure que les entreprises numérisent leurs processus de comptes payables, elles réduisent le traitement manuel qui est souvent plus long, et également considérablement moins fiable. Elles trouvent donc qu’elles sont mieux à même d’éviter les pénalités de retard, tout en économisant du temps et en réduisant les coûts.
Améliorer la fiabilité des données
En numérisant les opérations des comptes payables, le service financier améliore la fiabilité des données et s’assure que tous les membres de l’équipe travaillent avec les mêmes données.
Améliorer la sécurité
Avec les factures et les processus numérisés, il est plus facile d’établir des processus de vérification, de signaler les erreurs et de détecter les fraudes potentielles.
Un autre des défis mis en évidence par le travail à distance concerne le fait que les employés ne sont pas équipés pour stocker des chèques en blanc à la maison ou pour imprimer ou envoyer des chèques. En passant aux virements bancaires ou en ligne, les entreprises ont amélioré la sécurité globale tout en réduisant la probabilité de chèques perdus, de retards de paiement, etc.
Saisir des opportunités supplémentaires
Une fois que les entreprises commencent à numériser les opérations de comptes payables, il ne faut généralement pas longtemps avant que des opportunités d’automatisation supplémentaires se présentent. Ces dernières représentent une prochaine étape naturelle du processus.
2. L’automatisation des comptes payables : un levier de croissance
L’efficacité opérationnelle est considérée comme l’une des principales stratégies de croissance* en 2020. Les PDG et les directeurs financiers cherchent constamment des moyens de rendre les entreprises plus efficaces et plus rentables, d’autant plus que l’expansion peut s’avérer difficile en période d’incertitude économique. Vous pourriez donc avoir un autre regard sur vos opérations de comptes payables.
Jusqu’à 40% des tâches de traitement quotidiennes traditionnelles peuvent être automatisées. L’automatisation des comptes payables permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, ce qui permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les coûts, les erreurs et de planifier plus facilement vos finances.
Votre équipe aura bien sûr besoin d’une formation supplémentaire pour intégrer de nouvelles tâches dans ses fonctions. Cependant, la formation des employés peut s’avérer extrêmement bénéfique pour une entreprise. L’investissement dans l’amélioration des compétences en matière de ressources encourage les employés à rester dans les entreprises pour de plus longues périodes. En effet, 73% des personnes interrogées dans le cadre de l’enquête LinkedIn Global Talent Trends 2020 ont indiqué qu’elles resteraient dans leur entreprise s’il y avait plus d’opportunités de renforcer leurs compétences.
3. Automatisation des comptes payables : un outil précieux de prise de décision
Le mouvement d’automatisation financière a véritablement débuté il y a quelques années, malgré une certaine réticence des décideurs à adopter une technologie destinée à améliorer leur capacité à prendre des décisions stratégiques et à acquérir, en un clin d’œil, une compréhension claire de leur situation financière.
Alors que les entreprises traversent la crise actuelle, la principale préoccupation est devenue la gestion des liquidités. Jamais le besoin n’a été aussi grand de pouvoir créer différents scénarios et modèles et d’avoir à leur disposition les données financières les plus précises possibles.
Mais à quel point les données sont précises, lorsqu’elles sont traitées manuellement et donc intrinsèquement moins fiables? Et si vous découvriez des passifs non enregistrés au pire moment possible ?
Considéré comme un service transactionnel, les comptes payables sont généralement l’une des dernières fonctions à être automatisée. Cependant, dans le contexte actuel, les décideurs ont fini par apprécier le rôle important des comptes payables dans l’élaboration de leur stratégie financière.
L’automatisation des comptes payables améliore la précision des rapports et des prévisions de paiement, et offre un accès rapide et facile à la situation financière d’une entreprise. Les informations disponibles peuvent fournir un levier pour négocier de meilleurs prix en fonction du volume ou, dans un contexte de crise, pour négocier de meilleures conditions, peut-être même une remise sur des paiements anticipés.
Lorsque vous opérez lors d’une crise, le temps presse. Vous avez besoin de toutes les informations requises le plus rapidement possible. L’automatisation financière offre exactement cela : des données fiables et facilement accessibles sur la situation financière actuelle de votre entreprise. Il s’agit de données essentielles pour prendre des décisions éclairées et sauver des emplois, peut-être même l’ensemble de votre entreprise.
4. Transformation des comptes payables : utilisation de l’intelligence artificielle (IA) et de l’apprentissage automatique pour éviter les erreurs et la fraude
L’automatisation des comptes payables intègre de puissants outils d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique.
L’apprentissage automatique peut aider à signaler les erreurs ou à détecter les fraudes potentielles. Selon les transactions passées, le système signale des anomalies possibles telles que des doublons ou des irrégularités de traitement pour analyse. Pour éviter la fraude, l’IA peut être utilisée pour créer un ensemble de règles automatisées applicables à toutes les factures et paiements. Tout paiement ou facture non conforme est signalé pour examen par l’équipe des comptes payables en amont de la transaction en cours de réalisation.
L’IA et l’apprentissage automatique représentent des moyens puissants non seulement de lutter contre la fraude, mais également d’anticiper la fraude en signalant des opérations suspectes ou non conformes. En période de crise, les fraudeurs ont tendance à être plus actifs alors que c’est le moment où le contrôle des flux monétaires et de la liquidité est crucial. Les entreprises ne peuvent cependant pas se permettre de perdre du temps, de l’énergie et des ressources sur des problèmes évitables comme ces derniers.
Travail à distance: transformation comptes payables
Le travail à distance est devenu une conséquence directe de la COVID-19, obligeant les entreprises à réévaluer le traitement des opérations des comptes payables. Beaucoup ont depuis découvert la puissance de l’automatisation des comptes payables en tant qu’outil permettant de gagner du temps et de réduire les coûts.
L’automatisation des comptes payables offre aux entreprises la possibilité d’avancer sur la voie de l’automatisation financière et permet aux dirigeants de prévenir la fraude, de réduire les erreurs et de prendre des décisions basées sur des données précises et fiables.
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